導入事例

導入事例

学校法人慶應義塾 芝共立キャンパス様

施設予約システム

慶応義塾大学様では、OS刷新のタイミングで、それまで利用されていた予約システムから、大学特有の施設運用管理に対応できる製品を探されていました。そこで、 当社「TriR Campus施設予約」を選ばれた理由を伺いました。

学校法人慶應義塾様

導入のきっかけ

学内行事の一括予約や、先日付の予約制限など解決すべき問題を抱えていました

 どの大学でも同じだと思いますが、年度開始前には授業計画に基づいて授業が、さらに学事日程に基づいて学内行事が決まっており、教室や会議室を確保します。
 これまでのシステムでは、利用者に対して先日付の予約制限が出来なかった為、例えば学事日程で決められた行事のために、いざ教室・会議室を予約しようとすると、教職員が既に予約していたりと、施設運用管理として支障が出ていました。
 さらに、学内行事での教室・会議室予約は大量になります。現行システムでは画面からの一括予約はできたものの、職員による手入力のため、予約業務では明らかに手間がかかっていました。

 今回のOS刷新のタイミングに合わせて、これまでのミドルウェアライセンス費用の問題も解決したいと考えていました。そこで、これまで抱えていた「学内行事等の一括予約」「先日付の予約制限」などの問題も同時に解決するために、適正な価格で、かつ手間をかけることなく標準的な機能で問題を解決できる製品を探していました。最終的にはジャスウィルを含む数社の製品が候補にあがりました。

導入の決め手

対応の早さと導入前の的確なサポートで安心できました

 ジャスウィルの名前は初めて聞きました。そのため、実際に契約し導入に至るまで不安が無かった、と言えばウソになります。初めて聞く会社名に、何よりも学内の調整も必要でしたし、導入後にしっかりとサポートしてくれるのかという不安もありました。
 評価の段階で素早くデモ用アカウントを発行してもらい、評価できる環境を作ってもらった事、またそれまでの担当者とのやり取りを通じて、徐々に安心できるようになり、会社全体でサポートして頂けると感じました。デモ用アカウントで評価できたおかげで、事前に機能の確認もできたので安心しました。

導入の決め手

”標準機能で本学の問題を解決でき、ユーザ数に依存しないパッケージ価格”が導入の決め手

 実は当初、場合によっては予算がつかない事も想定していました。そのためフリーのグループウェアも検討していました。理想はカスタマイズ不要で、標準機能で本学の抱える問題を解決できることですが、フリーのグループウェアでは導入後のサポートに不安を感じましたし、何よりも機能評価では、本学の問題を解決するための要件を満たしていませんでした。
 また、これまでのシステムの改修では、改修費用もその後の更新費用も予算を超えてしまうことが想定されました。

   ジャスウィルの施設予約では機能評価を通して、標準機能で本学の問題を解決できること、特に学事日程に伴う予約を優先的に入力が可能になること、CSVデータでの一括予約も可能になる事が大きいと感じました。これまでの企業向けソフトウェアには無い、大学の施設運用管理に特化した制限機能でした。また評価時にも担当者に質問をして、機能全体としても問題が無い事も確認しました。その後、東京まで足を運んでもらい関係職員に対して実際にデモを行なってもらいましたので、機能の再確認ができました。

   費用面においても、本学の要求する機能を満たした上で、現行システムのリプレイスと同等のコスト、またユーザ数にも依存しないパッケージ費用であった為、総合的に見てジャスウィルの施設予約システムを採用しました。

導入の決め手

導入の効果

CSV取込一括予約で事務の作業効率化、予約制限により学内行事予約の優先にも成功

 本稼動前に1ヶ月間、特定の職員のみで仮運用を行なったあと、4月より他の教職員にも開放しました。いくつかの問い合わせがあった以外は特に大きな混乱もなく、想定通り順調な運用開始となりました。

 当初抱えていた問題も、標準機能として搭載されている「CSV取込一括予約」で、予約の手間の軽減により事務側の作業効率化ができました。学事日程に伴う行事などでの複数回予約には、その効果を実感しています。
 また、年度区切りなど一般企業向けの予約システムにはない、学校施設運営管理の為の機能にも標準対応しているため、利用者に対する予約制限ができ、先日付の予約をされてしまうといった事は無くなりました。結果、学内行事による教室・会議室予約を優先する事ができるようになった為、大変満足しています。

 さらに、統計画面から各教室・会議室の利用率をグラフで確認し、今後の部屋割りの検討や見直しにも活用しています。

導入の効果

図解

弊社の施設予約システムの「予約の一括登録」機能。利用内容や利用目的が異なる複数の予約をまとめて登録できるため、予約作業の負担を大幅に軽減が可能、さらにカレンダーから複数日を指定する一括予約も。

予約の一括登録機能

ジャスウィル担当者:取材を終えて

 取材の最後でお伺いしたところ、「大判プリンタ」など教室以外の物品についても施設予約システムに乗せて運用されているとのことでした。時期的に予約が集中する事もあるそうで、利用が早く終わった場合はすぐに予約を消して、次の人が早く使えるように配慮をするなど、システムを利用しながらも独自の運用ルールを設けることで、より快適にご利用頂いています。

 今回取材させて頂きました、総務課長の竹越様には契約まで迅速にご対応して頂きました。また芝共立ITCの中村様には、弊社側でインストール作業ができるようサーバを素早くご用意頂き、また初期データ作成にもご尽力頂きました。大きな問題もなく無事に運用開始を迎える事ができましたこと、お二方には心より感謝申し上げます。

「TriR Campus 施設予約システム」とは

施設予約システム

 大学の施設や教室管理が楽になる、施設予約システムです。あらゆる施設への予約を一括管理、大幅な業務効率化を実現します。授業による教室予約を一括で予約したり、時限単位で予約できるなど、 大学向けに特化したサービスです。

施設予約システムについて詳しくはこちら→施設予約システム

お客様プロフィール

大学名
慶應義塾大学芝共立キャンパス
住所
東京都港区芝公園1-5-30
学生数
薬学部(1年生)   :226名(日吉キャンパス)
薬学部(2~6年生) :979名
薬学研究科     :121名
(2015年4月1日現在)
学校概要
慶應義塾大学芝共立キャンパスは薬学部の2年生から6年生、薬学研究科の大学院生が学ぶキャンパスです。 2008年に共立薬科大学と合併して誕生した薬学部は、両大学が融合した独自の文化を築いています。 薬学部には薬剤師を目指す薬学科(6年制)と創薬などの科学者を目指す薬科学科(4年制)があります。
HP
https://www.keio.ac.jp/ja/index.html
慶應義塾大学芝共立キャンパス様

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