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導入事例- 施設予約システム- 関東圏国立大学様

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導入事例- 施設予約システム- 関東圏国立大学様

施設予約システム導入事例

関東圏国立大学図書館様

 学内にある専門性の高い図書館内の施設利用予約を学生に開放する為、 弊社の施設予約システムを採用して頂きました。しかし2万人近い利用者が利用するにあたり、 出来る限り公平で規則に沿った利用をしてもらう為、様々なご提案をしました。

TriR Campusパッケージ

課題の洗い出し

2万人を超える利用者をどのように「管理」し「制御」していくか

 当初、2万人を越える利用者をどのように管理し、1人で予約を独占するような利用者にはどう対応するか、 と言った不安のご質問を担当者から受けました。ご利用者様の不安を1つ1つ取り除きつつ、この質問を解決する方法をじっくりと議論を重ねました。


改善のご提案

カスタマイズ提案

 1つ目は、2万人のユーザをどのように「グループ分け」し権限を与えていくかという問題。
 1人ずつ2万人分のデータをグループ分けし権限を与えるのは大変、まずはこの点を議論しました。
標準機能である「グループ毎の権限」をカスタマイズし、区分と所属により自動的にグループに所属させる機能を追加しました。

 2つ目は、利用者の制限をどうするか。
 特定の利用者だけが何時間も利用するようでは、学生への公平な利用の促進は生まれません。
標準機能である「予約可能時間」の設定により、グループ毎に利用可能な曜日・時間を制限できますが、 今回さらに「1日あたりの利用回数・利用時間制限機能」をカスタマイズにより追加する事で、 グループ毎に対する制限を強化し、これまで以上に「学生への公平な利用の促進」を実現する事ができました。

カスタマイズ後のフロー


導入後の効果

想定されたリスクを全て解決

 開発当初に想定されたリスクは、開発前にご担当者さまとじっくり議論を重ねることで全て洗い出し、ご利用者様のおかげで全てのリスクに丁寧に対応する事ができ、結果、運用開始後のトラブルもなく利用者様に施設をご利用頂いてます。


利用者・窓口担当者ともにメリット

 WEB予約になったことで、いつでもどこからでも予約できるようになった為、予約のために図書館の窓口へ行く必要がなくなりました。施設予約に関わる多くの人に恩恵のある施設予約システムとなりました。



お客様プロフィール

関東圏国立大学図書館様

         
利用者人数:約2万人
施設数:60以上
TriRデモサイトへのリンク WEBお問い合わせ

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