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導入事例- 施設予約システム- 学校法人玉川学園様

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導入事例- 施設予約システム- 学校法人玉川学園様

施設予約システム導入事例

学校法人 玉川学園 様

施設予約業務に関わる根本的な課題を抱え、ハードウェア更新の必要に迫られていた中で、新たな施設予約パッケージを探されていました。当社「TriR Campus施設予約システム」を選ばれた理由を伺いました。


役職等は2016年4月取材時点

導入のきっかけ

「全学的な課題を解決する必要があった」

 これまでのシステムは学内要望をその都度改修しながら使っていました。ただ、運用開始して10年以上が経過、機能面・ハード面も含め、抜本的な見直しが必要であることは、学内全体の課題として挙がっていました。
 例えば、教室管理は年間授業計画に基づいて教室を確保しますが、大量な予約の一括登録に煩雑さを感じていました。また使いたい教室が既に予約されていたなど、各部署で情報共有されていない事で発生する問題がありました。さらに空き教室の検索の煩雑さから予約希望の問い合わせ対応業務に時間を取られるなど、いくつかの業務効率の改善も大きな課題でした。
 教室管理が出来る事はもちろんですが、その上で「職員の業務の負担を減らし、先のような問題が発生しない」というのも、新たな施設予約システムに解決を期待する課題でありました。


標準機能である「空き施設検索」を業務に合わせて利用し、問い合わせ対応を効率的に行っている


導入の決め手

「標準機能の完成度の高さと、今後の機能拡張が可能な柔軟性の高さ」

 「TriR Campus施設予約システム」では、まず標準機能で学内の課題を解決できる上、マスタの設定次第で、管理権限などかなり細かな設定まで出来ます。それに加え、デモを見てわかったことは、非常に「柔軟性の高いパッケージ」だということです。当初、学内の特定部署でのみの利用を検討していましたが、他部署にも紹介したところ、多くの部署でこの施設予約システムを利用してもらえることになりました。これにより当初想定よりも、管理すべき施設や部署、管理者となる部署などが増え、機能面の改修が必要でした。これら新たな要望にも柔軟に対応できる仕組みに、今後の学内での展開の可能性を感じたのが、決め手になったと思います。



導入の効果

「問い合わせへの対応時間が短縮、教室の一括予約も大幅な改善」

 従来ですと、教職員からの施設予約の問い合わせ対応は、一度回答を保留し調べてから改めて回答する、といった流れでした。新システムでは、全教職員が施設予約状況を閲覧可能なので問い合わせ自体も減りました。
 また、「空き施設」検索機能が高性能で使い勝手が良いため、問い合わせ対応の際も画面を見て空き施設を検索しながら、そのまま電話で回答できるようになり、業務の流れを改善しながら業務効率も大幅に向上させることができました。さらに、従来は建物別で登録していた一括予約も、全教室・施設を一括で予約できるようになったため、利便性と作業効率も格段に良くなりました。

 運用段階においては、本学向けに作られた「利用者・管理者マニュアル」は非常に効果的だと感じました。利用者はマニュアルを見て、その通りに操作すれば利用が可能なほど、詳細に作られています。利用者からの問い合わせにかかる時間も減り、本学が独自のマニュアルを作る必要がなかったので、非常に助かりました。


施設状況の「見える化」で、部署間での情報共有が可能に

 これまでは部署ごとで違う運用、管理方法であったため、各部署で持っている情報は「点」として存在していました。
 今回の「TriR Campus施設予約システム」の導入により、各部署で統一した管理、利用予約、承認の仕組みとなったことで各部署の情報は、他部署・職員にも閲覧・共有でき、学内の情報は「点」から「線」になったと感じています。
 現在は、当初想定よりも多くの部署が新システムを利用しており、既にその情報は「線」から「面」となり、業務効率化に役立っています。

東京~名古屋間の距離を感じさせない、非常に素早い対応

 仮運用を開始後に、やはり運用面でいくつか問題も出てきました。使い出して初めてわかる箇所でしたが、担当者に率直に相談したところ、要件の確認から機能追加の決定、そして実装からリリースまで、非常に素早く対応してもらいました。小さな箇所ではありましたが、職員の作業効率は大幅に向上し、改修のメリットは大きかったと感じています。
 開発時での仕様や質問等のやりとり、学内担当者への説明会開催、またこのような突発的な改修への対応に至るまで、非常に素早い対応で、東京(本学)~名古屋(ジャスウィル)の距離を感じさせないほどで、その点についても安心感がありました。

今後の展開

全学的な施設管理の統一はかり、業務効率を更に向上

 現在は、多くの部署が「TriR Campus施設予約システム」を利用し、当初想定よりも多くの施設を管理しています。現在、また新たに1つの部署がこのシステムの利用を検討しています。
 今後は、さらに他部署の参加も促進し、全学的に利用していくことで全学的な施設管理の統一をはかり、いま以上の業務の効率化を進めていきたいと考えています。

~ジャスウィル担当者~ 取材を終えて

 高瀬様、三村様をはじめとして、玉川学園関係者の皆さまには、展示会での引き合いから変わらずご協力頂き、誠にありがとうございました。
 特にお二方には、開発当初より、学内でワーキンググループを開催し職員の皆さまのご理解を得て、かつご要望を上げて頂き、運用開始前には、学内説明会を数回にわたり開催して頂くなど、学内でのご調整および学内意見のフィードバックに、ご尽力頂きました。
 玉川学園様のケースでは、「キャンパス」と同じ扱いで「リソース」といった共通備品等の大分類を設けて、利用予約を管理されていました。「TriR Campus施設予約システム」の機能を最大限活用されて、その上で玉川学園様に合った独自の使い方をされているようで、当初想定されていた以上に管理対象となる施設や共通備品が増えたことで、施設管理の統一化が実現できたとのことでした。
 開発時の要件定義から、マスタデータ設定、運用開始まで、始終ご丁寧な対応、また取材も快く引き受けて頂いたお二方、また玉川学園関係者の皆さまには、改めてお礼申し上げます。


お客様プロフィール

学校法人玉川学園

住 所:東京都町田市玉川学園6-1-1
 
学生数:
大学院125名
芸術専攻科(芸術専攻)1名
大学7,441名
大学(通信教育部)4,092名
玉川学園(1年~12年生)1,957名
幼稚部72名
(2015年5月1日現在 玉川学園HPより引用

玉川学園は、1929年(昭和4年)に創立者小原國芳氏により「全人教育」を第一の教育信条に掲げて開校されました。生徒数全111名、教職員18名によってスタートした学校は、
現在K-12(Kindergarten to 12th)、大学(文学部・農学部・工学部・経営学部・教育学部・芸術学部・リベラルアーツ学部・観光学部)・大学院まで約1万人が約61万m2の広大なキャンパスに集う総合学園に発展し、幅広い教育活動を展開しています。
(玉川学園HPより引用)

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