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導入事例- 施設予約システム- 学校法人上智学院様

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導入事例- 施設予約システム- 学校法人上智学院様

施設予約システム導入事例

学校法人 上智学院 様

 施設予約業務のパフォーマンス向上、他部署との情報共有など、先を見据えたシステム更新を検討されていました。
 学内施設・教室の外部貸出し管理が可能なシステム、という前提で探されていた中で、当社の大学向けパッケージ「TriR Campus施設予約システム」を選ばれた理由を伺いました。


導入のきっかけ

「今後の外部団体への施設・教室貸出し業務を考え、管理する教室の変化に柔軟に対応できる仕組み」

所属は2017年3月取材時点

 本学はこれまでも、学内だけではなく外部団体への施設・教室貸出し業務を行ってきましたが、新棟(*1)の完成に伴い、その業務が担う役割は大きくなります。
 これまでの施設・教室貸出し業務を支えつつ、今後の拡張性や管理施設の変化にも対応できる、柔軟性の高いシステムが求められました。

(*1) 2017年1月竣工の6号館(ソフィアタワー)

「正課予約など、年次処理での業務改善の必要性を感じていた」

 年次処理で正課予約をする際に大量の予約を一括で実施していました。既にシステム化されてましたが、年度末の繁忙期に他業務と並行して実施する必要があり、これまで以上に、業務のスマート化が必須であることは、担当部署内の課題として上がっていました。

全学的な施設・教室一元管理が可能な仕組みが必要

所属は2017年3月取材時点

 部署ごとに管理する施設・教室が違い、それぞれ管理方法も違ってました。学内の一部署の施設管理業務の効率化するだけでなく、全学的な施設管理業務の効率化、一元管理可能な仕組みが必要でした。

外部貸出し+課金の仕組みを持つシステム

 他大学などへも調査する中で、課金の仕組みはどの大学向けパッケージにも無いため、カスタマイズの必要性を感じていました。検討段階では公共向け施設予約も視野に入れましたが、大学特有の業務を支え、かつ本学特有の運用を支えるには、大学への導入実績があるシステムが最適だと、最終的に判断しました。


導入の決め手

「実績のあるパッケージをベースに、本学特有の運用にカスタマイズが可能」

 コスト面でのメリットも非常に大きかったですが、総合的に見てバランスの良いパッケージでした。カスタマイズによって、パッケージ標準機能が無駄になったり、あるいは運用や保守において煩雑になったりなどリスクは極力避けたいと考えていました。
 「TriR Campus施設予約システム」では、パッケージの基本機能の良さを活かしながら、必要な機能のみをカスタマイズで追加することで対応可能だと判断しました。

スピーディーな対応で安心感

 東京・名古屋間で、かつ本学特有の業務を理解した上でのカスタマイズなど、やはり不安はありました。実際始まると、スムーズに打ち合わせを実施でき、問い合わせに対する回答は1,2営業日には頂けるなどレスポンスの速さとスピーディーな対応で、安心感がありました。

 また、本学特有の業務をしっかり理解してもらった上で、担当されたSEの方には仕様書には無い箇所も逆に提案を頂けたので、その点も安心しています。



導入の効果

正課予約に伴う業務は、1週間から1日に業務が軽減

所属は2017年3月取材時点

 新年度準備での授業による教室予約(正課予約)は、以前は1週間かかっていたのが1日で終わるようになるなど、明らかな業務改善ができています。

 また、管理する施設・教室が増えてもマスタ設定で解決できますので、この点も今後の業務拡大に備えた対応をしてもらえたと思います。

他部署の管理施設も合わせて一元管理が可能に

所属は2017年3月取材時点

 これまで総務グループでは紙ベースで会議室を中心とした施設を管理していましたが、予約の重複や閲覧の不便さという課題がありました。
 現在ではこの「TriR Campus施設予約システム」上で管理するようになりましたが、ある施設に付随して別の設備を同時予約する必要があるなど、部署特有の施設管理にも柔軟に対応してもらえ利便性が向上しました。もちろん予約状況をリアルタイムで共有でき、当初の想定どおり施設の一元管理が可能となり、また問い合わせ対応も殆どなくなるなど、業務の効率化に繋がっていると感じます。

サークル活動の教室予約の入力作業が、30分で終わるように

 サークル活動対象用の教室を予約する為に、毎月1週間ぐらいかかっていた入力作業が、30分で終了するようになりました。これまでは、対象の教室をうっかり貸出してしまうことがあり、周囲がにぎやか過ぎて授業ができないなどのトラブルが起こっていたため、時間をかけて予約登録をしてきましたが、新システムの予約一括登録機能を使うことで悩みが一気に解消されました。


今後の展開

全学的に統一された施設管理を目指す

 本学は管理する教室も多いため、まずは特定の部署で利用しながら、徐々に「TriR Campus 施設予約システム」の利用を広げていきたいと考えています。一部の部署向けに簡単な操作説明会は実施したところ、特に混乱も無くシステムを利用できており、他部門へもスムーズに展開できると考えています。

 導入初期の段階では、管財グループの業務を中心とした、業務パフォーマンスの向上と、施設・教室の外部貸出し業務をスマートに行うことに焦点を当ててきましたが、次のフェーズとして、他部門がシステム上で予約状況を閲覧できる運用に取り組み始めていて、将来的には全施設の予約申請をシステムから受け付けることを計画しています。

~ジャスウィル担当者~ 取材を終えて

 情報システム室の相生様をはじめとして、上智学院関係者の皆さまにはシステム導入前、また導入後も変わらずご協力頂き、誠にありがとうございました。
 立地も良く、多くの教室・施設がある上智学院様では、外部団体からの施設利用の依頼が多く、施設貸出しを積極的に実施されています。「TriR Campus施設予約システム」が、その業務の一助となれました事を、大変嬉しく思います。今後の新たな展開なども見据え運用を開始されており、弊社も引き続きご協力させて頂きたいと思います。


お客様プロフィール

学校法人上智学院

住 所:東京都千代田区紀尾井町7-1
 
上智大学 学生数:
学部学生数12,634名
大学院学生数1,267名
外国人学生1,465名
(2016年5月1日現在)

 “学校法人上智学院は、日本最古のカトリック大学である上智大学をはじめ、短期大学部、上智社会福祉専門学校、そして4つの中学高等学校を運営しています。
 本学ではキリスト教ヒューマニズムに基づく人間教育を中心に据え、「他者のために、他者とともに」を教育精神として掲げています。”(学校法人上智学院様)

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