同志社女子大学様

CASE

年間で数千時間の業務効率化

　従来の施設予約は、①電話による施設の空室照会や予約、②申請書の作成、提出③提出後の決裁、コピー、ファイル、手配などで、かなりの労力と時間を使っていました。このような雑務をなくすことで、集中力を途切れさせることもなく、本来業務に専念できる体制が作れると期待して導入しました。
　システム導入後は、誰でもリアルタイムで利用状況を閲覧でき、申請や承認にかかる業務も劇的に効率化しました。導入に向けた試算のなかで、2018年度実績で施設予約申請書類が約5500枚あることが分かりました。
　まだ、導入直後であるのではっきりと言えない部分はありますが、1枚の処理時間、つまり予約から手配までの時間が十分の一以内に短縮できると試算して、おそらく全学規模では年間で数千時間の効率化が図れるのではないかと考えています。

ペーパーレス化

　上記のとおり、約5500枚の書類のうち大半をなくすことができます。従来の方法では、原本は施設課で保管しますが、申請部署や所管部署におけるファイリング、手配のためのコピー送付を想定すると、年間で約2～3万枚程度の書類を廃止できると見込んでいます。

本来業務への専念

　今回のシステム導入で、各部署における施設予約にかかる雑務を減らすことができました。この効率化によって作り出した時間と余力で、より集中して本来業務に専念できるようになると考えています。学生のために何ができるか、大学として行うべきことは何か、これからも基本に立ち返っていろいろな企画を考えたいと思います。

施設利用のサービス向上と、施設の利用効率向上

　導入後の効果は目に見えて良いものでした。特に予約から承認までのプロセスは劇的に効率化できました。一方で、承認から手配までのプロセスではまだ改善の余地があります。今後の展開として、これらの改善事項も踏まえたうえで、システムの機能追加も視野に検討する予定です。できるだけシステムに任せられるところは任せて、人による確認や調整にかかる作業を減らし、職員はクリエイティブに仕事ができるようにしたいですね。

　そして、もう少し軌道に乗れば、利用施設や利用者の拡大を図る予定です。

学内全般の業務改善のきっかけに

　今回のシステム導入は中堅～若手職員による自発的な提案でした。過去数十年にわたる運用を大きく変える提案であり、リスクを伴うものでしたが、上層部の後押しもあり、なんとか進めることができました。

　本学のキャッチフレーズとして、「Always rising to a new challenge（いつの時代も、新しきを生きる。）」とあります。これは主に学生に向け、「時代の変化に対応しながらも、個性を磨き、輝かせる女性であれ」というメッセージを込めたスローガンです。その言葉のとおり学生が挑戦して成長するためにはやはり教職員も同様に、「伝統と革新」をキーワードに挑戦し続ける必要があると感じています。

　今回のシステム導入を足掛かりに、業務効率化と学生サービス向上、ひいては大学教育の充実に向けて、他の企画も積極的に進められるように提案したいと思っています。